Como medir o custo beneficio de uma infraestrutura de TI
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Como medir o custo benefício de uma Infraestrutura de TI

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Com a tendência irreversível de alinhamento do negócio com a TI, a área vem passando por uma transformação em sua missão. Se, antes, ela tinha um foco mais operacional, voltada para oferecer soluções para necessidades pontuais da empresa, hoje ela é responsável, também, por atuar diretamente na estrategia de longo prazo e sustentação do negócio.

Para viabilizar essa nova realidade, investimentos são necessários para prover o negócio com equipamentos robustos, de alta capacidade de processamento e de armazenamento de dados, conexões rápidas de rede e altos padrões de segurança.

E aí entra a questão do retorno sobre investimento (ROI), já que é comum que os administradores do empreendimento não tenham clareza sobre a validade do direcionamento de recursos para infraestrutura de TI. Aliás, esse é um dos maiores desafios da TI na atualidade: demonstrar sua importância e conseguir credibilidade e patrocínio para agregar valor ao negócio.

Sem TI não há negócio que sobreviva

Assumindo que o mercado já compreendeu que TI e negócio não se separam, é importante considerar outra questão: TI não é só software, não é só sistema de gestão (como ERP, para integrar programas e bases de dados de diversos departamentos e CRM, para gerir o relacionamento com o cliente), não é só aplicação de análise de dados (como BI ou Big Data), nem apenas a plataforma digital como canal de vendas diretas ao cliente (como um e-commerce).

Para suportar tudo isso, é necessário uma infraestrutura de TI compatível, ou seja, servidores, storages, links de dados, cabeamento, bancos de dados e muitos outros componentes. Daí a sua participação vital para a continuidade do negócio.

Essa infraestrutura hospeda todas as necessidades da empresa, independentemente se está alocada em data center próprio ou se é contratada de provedores que compartilham seus parques tecnológicos para as organizações que optaram por não ter custos pesados com aquisição e manutenção de equipamentos.

Nesse ponto, o advento da Computação em Nuvem trouxe um grande benefício, especialmente para pequenos e médios empreendimentos: a possibilidade de usufruir de tecnologia de ponta, maquinários de última geração e segurança no acesso e na guarda de dados do negócio, utilizando a infraestrutura oferecida por terceiros.

Pagar pelo recurso consumido, ao final do mês ou em pacotes de longo prazo, acaba sendo mais barato e democratiza as oportunidades de destaque e de crescimento na área de atuação do negócio de menor porte.

E mesmo as empresas que optarem por manter seus equipamentos próprios podem contar com apoio especializado de fornecedores que otimizam os recursos internalizados, promovendo melhorias em computadores, dispositivos de comunicação, redes de dados e telefonia.

O monitoramento e o suporte a essa infraestrutura de propriedade do cliente também costumam ser oferecidos por terceiros e são muito úteis para a detecção e a resolução proativa de falhas e problemas que impedem o pleno funcionamento do negócio.

As dores e delícias de ser infraestrutura de TI

No passado, a área de TI era muito questionada sobre seu retorno ao negócio, porque era vista como mera despesa. Vencido esse tabu, hoje já estão claros os benefícios do investimento em infraestrutura de TI.

Alguns desses benefícios são: aumento da produtividade, otimização de processos, integração de bases de dados, fluidez na comunicação entre equipes, melhor experiência do usuário, mais rapidez na resposta ao cliente, alocação mais enxuta de recursos humanos e tecnológicos, flexibilidade e escalabilidade do negócio, além de gestão mais eficiente e tomada de decisão mais assertiva.

Claro que isso envolve custos. Há orçamento direcionado para adquirir (ou contratar) e manter infraestrutura, além do suporte para solucionar erros e indisponibilidades e, ainda, treinamento e contratação de pessoal técnico. Também há despesas com licenças de softwares e com soluções de segurança da informação.

Então fica a dúvida: a balança fica equilibrada entre custos e benefícios? Como saber se o benefício compensa a despesa e como provar que o investimento em infraestrutura de TI devolve ganhos para o negócio? Acompanhe um método simples de medição do ROI no próximo tópico!

Como mensurar o retorno sobre o investimento em infraestrutura de TI

Não é preciso ter formação em administração de empresas ou em governança tecnológica para estabelecer um modelo de medição do desempenho da TI e das vantagens que ela traz para o negócio.

Mas se o objetivo for consolidar uma matriz que facilite esse raciocínio, algumas questões precisarão ser respondidas:

  • Quanto o negócio perde a cada minuto (ou hora ou dia) quando a infraestrutura está indisponível?

  • Qual o volume de falhas na atual infraestrutura por dia (ou por semana ou mês)?

  • Por quanto tempo o negócio fica parado em função dessas falhas?

  • Quanto o negócio perde a cada minuto (ou hora ou dia) que as falhas perduram?

  • Quantos negócios deixaram de ser fechados? Quantas vendas foram perdidas?

  • Quais decisões estratégicas podem ser impactadas por impossibilidade de acesso a dados e sistemas confiáveis em tempo real?

  • Quantos colaboradores precisam ser alocados para realizar tarefas que uma infraestrutura automatizada realizaria?

  • Quanto tempo leva para uma equipe absorver os processos e se tornar apta a manter toda a infraestrutura tecnológica a todo vapor?

  • Em que medida gestores são onerados pelo operacional, por não terem suporte tecnológico suficiente, e ficam sem tempo para cuidar do que realmente interessa no negócio?

  • Quanto se gasta com manutenção de equipamentos defasados e não aderentes com a necessidade do negócio?

  • Qual o custo operacional de se manter o negócio em pleno funcionamento, mesmo sem infraestrutura de TI adequada?

Observe que ao final de cada resposta a essas perguntas objetivas, um raciocínio secundário é possível: quanto custa para a empresa cada uma dessas respostas?

E aí entra um pensamento inverso, que traz o resultado que se busca a respeito do ROI: quanto a empresa começa a economizar e a ganhar com investimentos adequados em TI? Eis aí a tão buscada “fórmula” para o cálculo do retorno sobre investimento em TI!

Exemplificando, esse processo fica mais tangível. Veja as coordenadas a seguir:

  1. Calcule o custo total de pessoal envolvido para manter a infraestrutura de TI (salário, encargos trabalhistas, horas extras). Encontre o valor da hora de trabalho de cada funcionário e, então, some os resultados de todos os colaboradores da TI.

  2. Faça, em separado, o mesmo cálculo para todos os funcionários que têm seu trabalho afetado pela TI. Isso ajudará a perceber o quanto a empresa desperdiça pagando para que equipes não desempenhem sua função de forma plena, por serem prejudicadas pela TI.

  3. Some os valores encontrados nos itens 1 e 2.

  4. Monte uma série histórica sobre média de horas que sistemas relevantes travam ou ficam indisponíveis no mês.

  5. Multiplique o valor encontrado no item 3 (que soma os itens 1 e 2) pela média do item 4. Esse será o resultado que representa o quanto a empresa perde mensalmente por não investir em uma infraestrutura de TI adequada às necessidades do negócio.

  6. Para incrementar o argumento de defesa de uma infraestrutura de TI robusta, não importa se internalizada ou contratada no mercado, vale a pena repetir a mesma comparação, mas agora envolvendo custos com licença de software, manutenção de equipamentos, correção de falhas e outras ocorrências comuns na empresa.

Esse procedimento acima é uma sugestão de métricas que podem ser usadas para medir o grau de retorno do investimento em infraestrutura de TI. Contudo, é bom ressaltar que outras variáveis podem ser incluídas e isso dependerá da realidade de cada empreendimento.

O fato é que cálculos quantitativos enchem os olhos, mas não se pode perder de vista o potencial de valor agregado das questões intangíveis já citadas neste post, como aumento da produtividade e agilidade na resposta ao cliente.

Se, hoje, há uma forte pressão para redução de custos na área de TI, o discurso da eficiência operacional não é mais problema. Investir de forma inteligente em infraestrutura de TI traz retornos significativos ao negócio, o que acaba cobrindo seu custo. Conhecendo métricas e modelos mentais para calcular isso, fica mais fácil comprovar que cada centavo aplicado em aplicações e em infraestrutura de TI se paga.

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