Entenda a importância de um bom gerenciamento de processos de TI nas empresas
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Entenda a importância de um bom gerenciamento de processos de TI nas empresas

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A tecnologia evolui em ritmo acelerado e o mercado está cada vez mais disputado em todos os setores. Fica claro que a área de TI ganha uma importância muito maior do que podemos imaginar. Afinal, agora ela é responsável diretamente por gerar valor para a empresa e garantir o bom funcionamento dos outros departamentos.

Entretanto, ela não se sustenta sem uma gestão eficiente. É preciso estar atento para que suas ações sejam organizadas e bem-sucedidas. Por isso, mostraremos aqui como realizar o gerenciamento de processos de TI de forma planejada, além de apontar os impactos positivos que essa prática causa na empresa. Confira!

Motivos para trabalhar com processos na área de TI

A gestão empresarial como um todo depende da otimização de seus recursos e da implementação de um sistema eficiente de controle sobre eles. Afinal, é preciso que os resultados sejam previsíveis. Só assim a administração da empresa sabe o que esperar de cada equipe, assim como cada gestor pode planejar melhor as atividades de seus times.

Tendo isso em mente, fica claro que estruturar processos é a forma mais eficiente de garantir a execução das tarefas de acordo com um procedimento desenvolvido pela própria empresa. Os padrões de qualidade se tornam mais seguros e controláveis, assim como fatores como o tempo de execução não representam obstáculos, mas sim aliados do gestor.

Uma cultura empresarial de sucesso, que busca inovação constante, se baseia em três pilares básicos: pessoas, processos e tecnologia. Trabalhando essas questões na área de TI é possível extrair maior produtividade de toda a equipe e garantir melhorias em toda a empresa.

Mas, afinal, o que seria um bom gerenciamento nesse sentido?

Definição de bom gerenciamento de processos de TI

Planejar um processo eficiente é algo que exige muito mais do que uma simples definição daquilo que ele deve ser. É preciso contar com profissionais capacitados para entender os processos antes de “desenhá-los”.

A ideia é ter sempre como referência o resultado que a empresa busca com eles. Assim, será possível trabalhar na otimização desses processos, evitando questões problemáticas como o excesso de burocracia, etapas desnecessárias, retrabalho, falta de previsibilidade etc.

Modelos de framework

Uma forma interessante de estruturar essa organização é contando com modelos de framework específicos (COBIT e ITIL, por exemplo). Mas é preciso ter cuidado. Assim como qualquer ferramenta que buscamos implementar em uma empresa, é crucial ajustar seu funcionamento à dinâmica específica do negócio, para que os processos não se tornem engessados demais.

O ideal é colocar a ferramenta para trabalhar de acordo com as necessidades da empresa, e não o contrário. Por isso, um gestor eficiente deve avaliar as opções de framework, verificar qual atende melhor às especificidades do setor de TI e da empresa e, por fim, implementar adaptabilidade a essa ferramenta. Torná-la maleável, encaixando-a na realidade da empresa para extrair o melhor dos processos sem torná-los genéricos demais.

Entretanto, isso pode parecer um tanto opaco sem que haja um plano a ser seguido. É por isso que um bom gerenciamento de processos de TI começa com um planejamento estratégico.

O planejamento estratégico em TI

O setor de TI passou por uma verdadeira revolução, graças aos avanços da tecnologia e a expansão do mundo digital. Em vez de representar um solucionador de problemas, como era antigamente, hoje ele está em ambos os extremos – oferece soluções e planeja a execução de processos.

Por isso, o planejamento estratégico é parte essencial do gerenciamento da equipe e de seus recursos. É ele quem vai definir que tipo de relação há entre os processos de TI e as outras equipes, visando mais integração entre todas as áreas. Tudo isso, é claro, buscando alcançar os objetivos estratégicos da empresa.

De forma prática, o planejamento deve definir rotinas a serem seguidas, ferramentas a serem utilizadas, quem são os profissionais envolvidos, as métricas para acompanhar cada processo, além de outros fatores específicos de cada empresa.

Pode ser necessário, por exemplo, definir de que forma certos investimentos são feitos, de forma a atender as necessidades dos clientes da empresa. Uma alternativa pode ser a gestão de comunicação entre os departamentos, para que as demandas de toda a empresa sejam levantadas e avaliadas a tempo de desenvolver soluções para cada uma delas.

Tudo isso deve ser pensado de forma a implementar um planejamento estratégico eficiente. As ações realizadas pela equipe devem estar, sempre que possível, dentro do “roteiro”. Se há um serviço realizado constantemente, mas que não está no planejamento, algo está errado. Um processo precisa ser definido para englobar esse serviço, ou ações devem ser tomadas para solucionar o problema definitivamente.

Em um cenário ideal, todos os funcionários de TI executam funções previstas no planejamento, da forma como foram descritas e com as ferramentas indicadas. Esse seria um indicador de que o gerenciamento está sendo feito de forma eficaz, já que é capaz de prever a rotina da empresa.

Os resultados são bastante expressivos. Além de reduzir custos com processos não planejados, a produtividade de toda a empresa aumenta e a qualidade final dos produtos e serviços, consequentemente, é maior.

Garantir a saúde financeira do negócio passa por um gerenciamento de processos de TI que contemple o máximo possível das atividades diárias. Ainda assim, esse cenário é difícil de ser alcançado e isso não deve ser um motivo de decepção. Em vez disso, é preciso mantê-lo como objetivo indireto da equipe de TI, pois servirá como referência para que o trabalho dos profissionais seja otimizado.

A solução dos problemas

Como dissemos, a TI costumava ser um setor focado exclusivamente na solução de problemas. Isso não é mais exatamente assim. Entretanto, a prática continua dentro das responsabilidades do setor e isso exige uma forma de pensar que assimile o desenvolvimento de soluções eficazes à atuação por meio de processos bem definidos.

Na prática, é preciso que haja uma referência predeterminada para resolver problemas. Um erro muito comum é a implementação de uma tecnologia pontual para contornar uma situação, sem que os fatores periféricos sejam considerados. O resultado pode ser a burocratização dos processos, com um excesso de softwares e sistemas independentes que não conversam entre si.

É preciso avaliar o processo como um todo, quais os problemas identificados, suas causas e também os efeitos colaterais. Com uma solução planejada, é preciso pensar em seus impactos antes mesmo da implementação. Indo além, é essencial acompanhar o processo após a mesma, para que possíveis erros sejam identificados.

Com uma solução eficiente implementada, vale a pena documentar a ação e pensar de que forma ela pode se tornar parte do planejamento, em forma de processo. Assim, problemas futuros poderão ser tratados seguindo a mesma lógica, se houver relação entre eles.

De forma geral, é preciso estar atento para manter as ações da equipe de TI dentro do planejado. Vale lembrar que estamos lidando com profissionais de uma área extremamente ampla, e o fator humano está envolvido em todo o processo de gestão.

Faça uma avaliação de sua equipe e da empresa como um todo e identifique quais as ações comuns que o gerenciamento de processos de TI pode abranger para que haja mais eficiência nos resultados!

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